Excel disponuje aj funkciami na prácu s rôznymi druhmi zoznamov uložených v iných formátoch ako *.xls. Importovať sa dajú všetky typy súborov, ktoré nájdete v rozbaľovacom zozname Súbory typu v okne Otvoriť. Po importe budú údaje vložené do samostatných stĺpcov s ktorými môžete ďalej pracovať. Pri importe zo súborov *.txt v ktorých sú údaje oddelené (tabulátorom, čiarkou, bodkočiarkou a pod.) sa spustí sprievodca importom textu, ktorý umožňuje nastaviť potrebné parametre na vkladané hodnoty. Vyvoláte ho cez ponuku Súbor > Otvoriť kde vyberiete typ súboru *.txt, aby ste súbor v zozname videli. V prvom kroku vyberáte akým spôsobom sú údaje oddelené. Pevná šírka znamená, že si kliknutím určíte kde chcete údaje rozdeliť do stĺpcov a Oddeľovač umožňuje vybrať akým znakom sú údaje oddelené.



Môžu to byť Tabulátory, Medzery, Bodkočiarky, Čiarky alebo Iný znak, ktorý vpíšete do textového poľa. Tento znak vyberiete v druhom kroku sprievodcu. Tu môžete zakliknúť položku Postupnosť oddeľujúcich znakov ako jeden, ktorá zabezpečí, že napr. viac oddeľujúcich tabulátorov bude považovaných ako jeden a text neimportuje do viac stĺpcov. Textový kvalifikátor slúži na to, aby oddeľujúci znak bol ignorovaný ak je medzi slovami, ktoré sú v úvodzovkách. V dolnej časti je ukážka importovaného textu, ktorá je už zobrazená s oddeľujúcimi čiarami.



 V treťom kroku môžete zvoliť upresňujúce informácie importovaného textu. K dispozícii sú formáty údajov v jednotlivých stĺpcoch, ktoré môžete meniť. Na výber sú všeobecný formát, textový a dátumový. Stĺpec, ktorý nepotrebujete môžete preskočiť. Zmenu formátu urobíte kliknutím na stĺpec v ukážke a potom na zvolený typ formátu. Viac stĺpcov naraz označíte klikaním spolu so stlačeným klávesom Shift. V hlavičke stĺpca v ukážke vidíte aký formát je zvolený. Kliknutím na tlačidlo dokončiť sa importovaný text vloží do stĺpcov.



Po tomto úkone budete mať otvorený textový súbor, ktorý je vhodné uložiť vo formáte *.xls a ďalej pracovať s týmto súborom. Ak by ste chceli využiť v prvom kroku sprievodcu oddelenie údajov pomocou položky Pevná šírka, je vhodné aby údaje v textovom súbore boli viditeľne v stĺpcoch, tzn. aby boli údaje v stĺpcoch približne rovnakej dĺžky a nezasahovali do susedných stĺpcov. V druhom kroku je potrebné v ukážke kliknutím myšou vložiť oddeľujúce čiary tam kde potrebujete. Odstránenie čiary urobíte dvojklikom a posun čiary urobíte ťahaním myšou. Ďalší postup je rovnaký ako vyššie popísaný.

Ak budete potrebovať rozdeliť hodnoty z jedného stĺpca tabuľky do viacerých (napr. rozdelenie mena a priezviska z jedného do dvoch stĺpcov) môžete sprievodcu importom textu vyvolať aj cez ponuku Údaje > Text do stĺpcov. Postup práce so sprievodcom je rovnaký ako vyššie popísaný. Export (ukladanie) údajov z Excelu do textového súboru je jednoduchý a urobíte ho cez Súbor > Uložiť ako kde vyberiete požadovaný typ súboru na export. K dispozícii sú rôzne formáty, ktorých zoznam uvidíte v rozbaľovacom zozname typ súboru. Pri ukladaní sa zobrazí upozornenie, že niektoré formáty a funkcie nebudú uložené lebo nie sú v textovom formáte podporované. Túto možnosť využijete pri prenášaní údajov medzi rôznymi aplikáciami, ktoré napr. nepoznajú formát *.xls, ale text s oddeľovačmi im nerobí problém.