Image

Grafy a podmienené formátovanie v MS Excel

V tomto návode všetkým začínajúcim užívateľom kancelárskeho balíka MS Office prezdradíme: Ako na grafy v MS Excel a ako na podmienené formátovanie buniek.


Článok bol pôvodne publikovaný v časopise PC_Space č. 08/2006, doplnená verzia.

Sprievodca grafom

Vytvorenie grafu v MS Excel je pomerne jednoduchá záležitosť, ktorá využíva Sprievodcu grafom. Pred vytvorením samotného grafu je dôležité, aby ste mali vhodnú tabuľku údajov, z ktorých chcete vytvoriť graf. Ak by tabuľka na graf bola veľmi členitá (samotné hodnoty, výpočty súčtov, priemeru atď.), tak je potrebné pred spustením sprievodcu označiť len tie bunky, z ktorých sa bude graf vytvárať. Väčšinou do grafu nezahrniete s hodnotami aj celkové súčty, pretože by graf bol nerovnomerný (súčty oproti hodnotám by graf deformovali). Potom je vhodnejšie urobiť dva samostatné grafy – jeden na hodnoty, druhý na súčty. Ak je pripravená tabuľka, tak je vhodné označiť potrebné bunky a cez ponuku Vložiť > Graf spustíte sprievodcu. Zobrazí sa okno sprievodcu, kde v prvom kroku vyberáte Typ grafu (obr. 1).

Image

Obr. 1 – Typ grafu: Prvý krok sprievodcu slúži na výber rôznych druhov a typov grafov, štandardných je viac ako 70.

K dispozícií sú Štandardné typy a Vlastné typy. Štandardné typy sú rozdelené do kategórií (stĺpcové, spojnicové, koláčové, valcové atd.) a každá kategória obsahuje vpravo konkrétne typy. Kliknutím na konkrétny graf ho vyberiete a použitím tlačidla Podržte stlačené a zobrazí sa ukážka (Stisknutím zobrazíte ukázku) si môžete v okne prezrieť ukážku vášho grafu. Ak vám nevyhovuje, tak jednoducho vyberiete iný typ a postup opakujete. Pod ukážkami sa zobrazuje aj jednoduchý popis vybraného grafu. Keď ste vybrali vhodný typ, tak do druhého kroku sprievodcu Zdrojové údaje grafu (obr. 2) presuniete kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Image

Obr. 2 – Zdrojové údaje grafu: Môžete zmeniť oblasť buniek, z ktorých graf vytvárate a rady.

V tomto kroku môžete upraviť oblasť zdrojových údajov, z ktorých bude graf vytvorený a môžete zmeniť aj celkový vzhľad tak, že zmeníte rady údajov z riadkov na stĺpce. Týmto spôsobíte to, že sa zmenia údaje na osi x, tj. pri riadkoch budú na osi x zobrazené údaje z hlavičiek stĺpcov (prvý riadok tabuľky) a pri stĺpcoch budú na osi x údaje z hlavičiek riadkov (prvý stĺpec tabuľky). Na druhej záložke Rady môžete upravovať popisy jednotlivých zdrojových radov. To využijete vtedy ak by ste napr. nemali v tabuľke popisy stĺpcov a riadkov a chceli by ste nejaké konkrétne zadefinovať. Kliknutím na tlačidlo Ďalej sa presuniete do tretieho kroku Možnosti grafu (obr. 3),  kde môžete upravovať vzhľad grafu. Na prvej záložke Názvy definujete názov grafu a osí x a y, príp. názvy vedľajších osí. Ďalšia záložka Osi umožňuje zapnúť napr. časovú os, ak máte na osi x dátumy. Záložka Mriežky slúži na zobrazenie mriežky grafu pre jednotlivé hlavné a vedľajšie osi. Na záložke Legenda je možnosť na zobrazenie legendy grafu a jej umiestnenie na ploche napr. vpravo, dolu atd. Popisy údajov (menovky údajov) slúžia na doplnenie hodnôt k jednotlivých častiam grafu vrátane kľúča legendy, názvu kategórie a pri koláčových grafoch môžete zobraziť percentuálne vyjadrenie hodnôt. Tu si dávajte pozor, aby ste pridaním všetkých údajov nespôsobili neprehľadnú spleť rôznych informácií na jednom mieste. Posledná záložka Tabuľka údajov umožňuje pridať priamo ku grafu tabuľku hodnôt, z ktorej je tvorený graf.

Image

Obr. 3 – Možnosti grafu: Okno slúži na doplnenie ďalších informácii do grafu (názvy, legenda, menovky údajov).

V poslednom, štvrtom kroku Umiestnenie grafu (obr. 4) sú na výber dve možnosti umiestnenia grafu do zošita. Častejšia je umiestnenie grafu ako objektu, pretože s ním môžete ľahšie manipulovať – premiestniť ho z miesta na iné miesto v zošite, zväčšiť ho alebo zmenšiť. Graf môžete umiestniť aj na samostatný pracovný hárok so štandardným názvom Graf1, ale nie je problém premenovať ho. Celého sprievodcu ukončíte kliknutím na Dokončiť. Tento úkon spôsobí, že sprievodca sa zatvorí, na hárku sa zobrazí graf (ak ste vybrali umiestnenie ako objekt) a panel nástrojov Graf pomocou ktorého môžete vytvorený graf dodatočne upravovať. Dôležité je vedieť, že sprievodca obsahuje vždy len tie informácie, ktoré sa dajú pre vybraný typ grafu nastavovať. Napr. pri vytváraní koláčového grafu nebude k dispozícii v treťom kroku možnosť zobraziť mriežku.

Image

Obr. 4 – Umiestnenie grafu: Na výber máte dve možnosti umiestnenia grafu do zošita – ako objekt na pracovnom hárku alebo ako ďalší hárok len s grafom.

Podmienené formátovanie buniek

MS Excel má zaujímavú funkciu na automatické formátovanie buniek podľa zvolených kritérií. Ideálne využitie je pri zmene formátov bunky s výsledkami vzorcov – napr. sledujete súčet nameraných hodnôt a chcete bunku zvýrazniť červenou ak hodnota klesne pod stanovenú úroveň a zelenou ak prekročí maximálnu hranicu. Podmienený formát sa aplikuje na označené bunky. Okno s nastaveniami nájdete cez Formát > Podmienené formátovanie. K dispozícii sú cez tlačidlo Pridať až tri formáty a režim formátu cez hodnotu alebo vzorcom. Pri použití formátovania cez hodnotu sa nevylučuje v bunke vzorec. Na výber je niekoľko podmienok na základe ktorých sa mení zvyšná časť tohto okna – Je medzi a Nie je medzi zobrazuje dve textové polia, Rovná sa, Nerovná sa, Je väčšie, Je menšie, Je väčšie alebo rovné a Je menšie alebo rovné zobrazí len jedno textové pole, do ktorého sa zadáva hraničná hodnota. Môže to byť konštanta alebo odkaz na bunku s hodnotou, príp. vzorcom. Po zadaní podmienky treba nastaviť formát bunky, ktorý sa zobrazí po splnení tejto podmienky.

Image

Podmienený formát: dve podmienky pomocou vzorca aplikované na tabuľku hodnôt.

Kliknutím na Formát sa zobrazí obmedzené okno Formát bunky, v ktorom môžete nastaviť rez písma, orámovanie a farbu výplne. Kliknutím na OK sa bude meniť formát bunky podľa jej hodnoty. Druhá možnosť kritéria je použitie vzorca, ktorého výsledok je logická hodnota Pravda/Nepravda. Týmto spôsobom môžete meniť formát viac buniek, napr. chcete na základe jednej hodnoty zmeniť formát celého riadku, v ktorom je hodnota. Označte celú tabuľku a v okne Podmienený formát vyberte typ podmienky pomocou vzorca. Zadajte vzorec =$D2>10000, ktorý bude kontrolovať celkovú sumu vyššiu ako 10 000 a po splnení podmienky sa zmení formát celého riadku. Dôležité je, aby v tomto vzorci bol relatívny odkaz na riadok (bez znaku doláru), pretože ak by bol odkaz celý absolútny, tak by podmienený formát platil len pre ten riadok. Môžete použiť aj komplikovanejší vzorec, napr. chcete zvýrazniť riadky, v ktorých celková suma je menšia ako priemer všetkých celkových hodnôt v riadkoch. Vzorec by vyzeral takto =$D2<PRŮMĚR($D$2:$D$5). Nezabudnite, že sú k dispozícii vlastne spolu s klasickým formátom a podmieneným štyri možnosti formátovania bunky.

{moscomment}